Diese Informationen müssen auf der Quittung erkennbar sein
Für alle Quittungen gilt, dass mindestens das Datum, der Betrag und die Mehrwertsteuer klar ausgewiesen sein müssen. Für Quittungen die im Rahmen der Bewirtung von Gästen und Kunden entstanden sind, gelten gesonderte Auflagen.
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Quittung sicher aufbewahren - am Besten digital
Viele deutsche Unternehmen nutzen noch keine Form der digitalen Rechnungs- und Quittungsaufbewahrung. Dabei ist die Aufbewahrung von Quittungen in digitaler Form rechtens, steuerkonform und einfach - und dabei auch noch platzsparend.
Die Erlaubnis zur elektronischen Archivierung von Reisekostenabrechnungen und den dazugehörigen Quittungen, besteht nach § 147 Abs. 2 AO. Die Erlaubnis ist an Vorgaben wie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gebunden. Unter Einhaltung dieser Vorgaben kann ein Unternehmen eine Software zur elektronischen Archivierung von Abrechnungen, Belegen und Quittungen verwenden und vollständig auf die Verwahrung von Papieren verzichten. Idealerweise sprechen Unternehmer die Einführung jedoch vorher mit Ihrem Finanzamt ab.
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Sonderfall: Der Bewirtungsbeleg
Bewirtungskosten entstehen im Unternehmensalltag häufig. Sofern ein geschäftlicher Hintergrund besteht, können Bewirtungskosten geltend gemacht werden. Beim Bewirtungsbeleg gilt es jedoch einige Unterschiede zu einer normalen Rechnung zu beachten. Diese Angaben müssen auf dem Bewirtungsbeleg vorhanden sein:
- Anlass für Bewirtung
- Ort und Datum
- Auflistung aller bewirteten Personen
- Einzelauflistung aller Getränke und Speisen (Gesamtbetrag genügt nicht!)
- Gesamtbetrag aller Aufwendungen
- Rechnungsnummer
- Umsatzsteuernummer des Restaurants
- Unterschrift
Enthält der Bewirtungsbeleg diese Informationen, so kann er zu 70% als Betriebsausgabe gebucht werden. Tipp: Wenn Sie auch das Trinkgeld als Betriebsausgabe buchen wollen, notieren Sie sich dieses mit Unterschrift ebenfalls auf dem Bewirtungsbeleg oder lassen Sie sich eine zusätzliche Rechnung ausstellen.