Quittungen digital aufbewahren
Eine sichere Methode um Quittungen und Rechnungen aufzubewahren sind Softwareprogramme und Apps. Achten Sie hierbei auf einen hohen Sicherheitsstandard und eine Speicherung der Daten auf mehreren Rechenzentren.
Skovik gibt Ihnen die Möglichkeit Quittungen sicher digital aufzubewahren: Quittungen digital aufbewahren mit Skovik »
Wann dürfen Quittungen digital aufbewahrt werden?
Buchhaltungsunterlagen (dazu zählen Quittungen und Belege) dürfen elektronisch archiviert werden. Das deutsche Abgabenrecht erlaubt die Verwendung von Scannern, Filmen und anderen Datenträgern, sofern die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist (§ 132 Abs. 2 BAO).
Die Abgabenordnung besagt, dass "wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen". Desweiteren kann die zuständige Finanzbehörde jederzeit einen Ausdruck aller Quittungen und Belege verlangen, sofern die digitale Lesbarkeit nicht gegeben ist. Dies kann beispielsweise dann eintreten, wenn Quittungen in einem untypischen Bildformat gespeichert und eingereicht werden.
Prüfen Sie daher vor Verwendung einer Software, dass alle Rechnungen in gängigen Bildformaten gespeichert werden (z.B. jpeg oder png).
Vorteile der digitalen Aufbewahrung
- Kein Papiersammeln im Portemonnaie mehr
- Digitalisierte Quittungen sind automatisch sortiert und sicher aufbewahrt
- Quittungen sind vor Beschädigungen geschützt und können nicht verloren gehen
- Umweltfreundlich! Einsparen von Papier und Druckaufträgen
- Archivierungsaufwand wird reduziert
- Zeitaufwand wird reduziert
- Quittungen sind schnell und einfach auffindbar, lesbar und prüfbar
- Quittungen können von überall abgerufen werden und sind nicht an einen Ort gebunden